名家觀點／抗疫…考驗企業緊急應變力

經濟日報

「緊急應變」是企業永續經營必須具備的能力。透過檢視緊急應變計畫，及事件發生時應變的執行力，可評估一個企業的緊急應變計畫是否完善及應變力強弱。這次的武漢肺炎疫情，就是企業檢視本身應變能力的好時機。

緊急應變計畫（Business Continuity Plan, 簡稱BCP）通常有以下幾個要素：

一、成立緊急應變小組，組成完整的決策團隊，並由高層主管親自參與，建立穩健的決策及治理機制：緊急應變小組不必為常設組織，但必須事先定義好包括那些功能的人員，一旦事件發生時，能夠立即成立並啟動相關機制。

以這次武漢肺炎防疫為例，完整的緊急應變小組成員至少應包括人事、風控、總務（含採購）、業務及財務等，能在第一時間評估對員工、客戶、廠商等利害關係，及對業務財務影響的人。另外，高層主管的實質參與係確保決策效率與當責的前提，為落實緊急應變小組的有效運作，高層主管不能置身事外，必須親力投入其中，才能建立一個兼顧穩健效率的決策及治理機制。

二、充分評估及詳細盤點對財務業務的短中期影響，並隨時掌握事件的內外部最新動態：以這次武漢肺炎事件為例，首當其衝的就是人員健康的追蹤及通報、員工差旅的控管、客戶訂單的交付、外部疫情、內部物資（如口罩、體溫計、酒精等）的供給等，也要事先演練不同情境下的應變措施，例如出現疑似或確診案例時如何因應。此外，有關公司營運資金是否充足，是否有因訂單無法如期交付而違約的疑慮、廠商是否無法如期供貨、是否有替代貨源等，都必須充分掌握資訊，並擬妥因應方案。

三、即時了解主管機關所頒布的法令及宣布的政策：天災或人禍都是突發事件，既有的法規或政策難免對現實造成窒礙，從而，遇有此等天災或人禍，主管機關通常都會針對實際狀況，調整政策，甚至頒布新的行政命令，以為因應。緊急應變小組所作決策，必須緊盯著最新的法令及政策，才能切合實際。

四、維持資訊透明及通暢的溝通及彙報：正確的資訊是決策的基礎。錯誤或不充分的資訊必然導向不當的決策，也會造成不必要的恐慌。因此，企業應建立一套高效率的資訊蒐集與分析的制度，並適時地提供利害關係人正確且必要的資訊，讓相關人員能對企業有信心。以這次武漢肺炎事件為例，企業應盡量做到讓員工相信公司已充分掌握疫情而放心上班，讓客戶充分了解對訂單可能的影響而做出適當的處置，讓緊急應變小組及管理階層能掌握對當月、季及年度預算的達成預期等。如有任何因應事件的改變，例如營運暫停、防疫、出勤及物資領用的新規定等，也必須充分與相關人員溝通。

五、擬定復原計畫，以俾事件過後儘速回復正常營運：當緊急事件過後，企業仍必須面臨營運復原的問題，如何將事件期間的臨時措施復原至正常營運狀態，並於後續加強營運彌補之前的損失，降低整體衝擊，是經營團隊責無旁貸的任務。

上述幾點係原則性的提醒，企業仍須依自身情況訂定更詳細的BCP，並尋求外部專家意見。另外，世上沒有所謂完美的計畫，企業應該利用每一次緊急事件的發生，不斷檢討並強化BCP，這次的武漢肺炎事件是危機也是轉機，更是企業不斷優化的契機。

（作者周建宏是資誠聯合會計師事務所所長、蔡朝安是資誠危機管理服務召集人）