Nowelizacja ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych

Dzień dobry, nazywam się Jakub Gołębiowski i witam was w najnowszym odcinku podcastów PwC. Dzisiaj na falach naszej audycji przyjrzymy się bardzo istotnemu zagadnieniu przeciwdziałaniu zatorom płatniczym, bo z nowym rokiem pojawiły się nowe obowiązki. 

Z początkiem roku, tak jak wspomniałem weszły nowe przepisy, one istotnie zmodyfikowały te dotychczas obowiązujące zasady, które dotyczą transakcji handlowych. I o tym będę dzisiaj rozmawiał z dwójką moich gości: Martą Gocał, radcą prawnym z kancelarii PwC Legal, dzień dobry. 

Marta Gocał: Witam wszystkich. 

Jakub Gołębiowski: A także Piotrem Majewskim, radcą prawnym również z tej samej kancelarii, dzień dobry. 

Piotr Majewski: Również witam wszystkich. 

J.G.: O zatorach płatniczych co jakiś czas pojawiały się reportaże, które sygnalizowały jak ważkie jest to zagadnienie i jak bardzo dalekosiężne konsekwencje mogą mieć właśnie takie niedrożności w płatnościach. Dlatego chciałbym, żebyśmy dzisiaj nad tym zagadnieniem się pochylili. A może zacznijmy od początku, co należy rozumieć, co kryje się pod tym określeniem – zator płatniczy? 

M.G.: To ja odpowiem może. Gdy mówimy o zatorach płatniczych, mamy na myśli opóźnienia w płatnościach za dostarczone towary i usługi. I to jest tak naprawdę ogromna bolączka wielu przedsiębiorców, Polska też tutaj dość kiepsko wypada na tle Europy. U nas ten średni czas regulowania płatności to jest cztery miesiące praktycznie, a jeżeli mówimy o średnich przedsiębiorstwach, które są najbardziej dotknięte tymi zatorami, to ten czas na otrzymanie płatności za już dostarczoną usługę, bądź towar jest nawet o miesiąc dłuższy. 

J.G.: No to robi to rzeczywiście ogromne wrażenie i dla sytuacji finansowej niejednego przedsiębiorstwa może być wręcz zabójcze w skutkach. 

M.G.: No to się zgadza. 

P.M.: W kontekście zatorów płatniczych można też mówić o innym zjawisku, niezwiązanym z nieterminowymi płatnościami, ale z uzgadnianiem długich terminów zapłaty, co jest de facto rodzajem kredytowania przedsiębiorców tych zobowiązanych do zapłaty przez swoich dostawców i nowe przepisy mają na celu uregulowanie również tego zagadnienia. 

J.G.: Czyli od razu ustaleniu tego terminu zapłaty przy zamawianiu towaru lub usługi, tak że na wstępie deklarujemy, że ten termin płatności będzie dość rozciągnięty. 

P.M.: Tak jest i to również będą nowe przepisy adresowały. Te dotychczas obowiązujące również podejmowały to zagadnienie, natomiast nowe regulacje, nowe rozwiązania są znacznie szersze i bardziej rozbudowane. 

J.G.: W takim razie może co jest osią tych zmian, co jest najważniejszym punktem, który należałoby tutaj podnieść w naszej audycji, co się zmieniło? 

M.G.: To chyba możemy pokusić się o wymienienie takich trzech najważniejszych aspektów tej całej zmiany. Mamy tak, nowe zasady ustalania terminów płatności i troszkę zmienione skutki ich nieprzestrzegania. Te terminy były, ale tu się trochę pozmieniało. Dalej mamy zupełnie nowy obowiązek, czyli sprawozdawczość, o której też może jeżeli będzie jeszcze okazja dalej powiemy. I wreszcie znowu kompletna nowość to jest kontrola prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów nad nadmiernymi opóźnieniami w płatnościach. 

J.G.: W takim razie czy te zmiany, które zostały wprowadzone. Czy one dotyczą wszystkich typów umów, czy tylko wybranych. Bo jak już jesteśmy tutaj przy planowaniu tych terminów, to w jakim obszarze te nowe przepisy będą oddziaływać? 

P.M.: Te przepisy nie dotyczą każdego rodzaju umów, tylko i wyłącznie transakcji handlowych, czyli umów, które obejmują odpłatne dostawę towarów lub usług, zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami. Przepisy wymieniają bardziej szczegółowo grupy, rodzaje przedsiębiorców, których te przepisy dotyczą. Natomiast te zasady nie będą dotyczyły na przykład umów zawieranych z konsumentami. 

J.G.: W takim razie przejdźmy do szczegółów, co zmienia się konkretnie w samych terminach zapłaty, bo tutaj Marta sygnalizowała na początku jak długie potrafią być te okresy oczekiwania na płatność, w takim razie jak w świetle tych nowych regulacji wyglądają te terminy? 

M.G.:  No więc tak, rzeczywiście to jest taki pierwszy filar, czyli same okresy, terminy na zapłaty. Nadal to co się nie zmieniło mamy 30 dni na zapłatę, to jest podstawowy termin i nie zapominajmy o tym, że po tych 30 dniach jakkolwiek byśmy się nie umówili należą się odsetki, jeżeli nie zapłacimy, od zasadniczo wystawienia faktury. Czyli jeżeli się umówimy, ja się umówię z tobą na 40 dni, 40-dniowy termin zapłaty, to za te 10 dni i tak zapłacę tę odsetki ustawowe.  Natomiast to co się zmieniło dużego, to pojawił się nowy aspekt, obostrzenie trochę wokół terminu 60 dniowego. Tu zaczynamy mówić o pewnym aspekcie w ogóle nowym też tej ustawy, czyli kwestii transakcji symetrycznych i asymetrycznych. I bazując na tym rozdzieleniu, ten 60 dniowy termin będzie bardzo istotny.

J.G.: To w takim razie zatrzymajmy się tu i może skonkretyzujmy czym są transakcje symetryczne i transakcje asymetryczne. 

P.M.: Jeżeli chodzi o te pierwsze, czyli transakcje asymetryczne to są transakcje tego rodzaju, kiedy dostawcą towaru lub usługi będzie mikro, mały lub średni przedsiębiorca. Natomiast odbiorcą, czyli dłużnikiem, podmiotem zobowiązanym do zapłaty za te towary lub usługi, przedsiębiorca duży. I w przypadku tego rodzaju transakcji ustawodawca wychodzi z założenia, że nie ma tutaj pełnej równowagi pomiędzy stronami i przewiduje nieco surowsze zasady, niż w innych wypadkach. A pozostałe sytuacje to właśnie są transakcje symetryczne, czyli np. transakcje pomiędzy dwoma dużymi przedsiębiorcami zarówno, gdzie jeden jest dostawcą, drugi jest dłużnikiem zobowiązanym do zapłaty, czy np. pomiędzy podmiotami średnimi i jeżeli chodzi o przypadek pierwszy transakcje asymetryczne, tutaj nowe przepisy wprowadzają bezwzględny maksymalny termin zapłaty wynoszący 60 dni i strony nie mają możliwości jego przedłużenia. Jeżeli chodzi natomiast o transakcje symetryczne, tutaj pod pewnymi warunkami można powiedzieć wyjątkowo, będzie możliwe uzgodnienie terminu dłuższego. 

J.G.: A co w sytuacji, kiedy mamy do czynienia ze spółką, która ma siedzibę w Polsce, należy do dużej, międzynarodowej grupy, no ale zatrudnia dwie czy trzy osoby i ma obroty na poziomie miliona złotych. Czy możemy w tej sytuacji powiedzieć, że to jest duży przedsiębiorca? 

M.G.: To jest na pozór proste, a jednak wcale nie proste zagadnienie. W ogóle zdefiniowanie tego jakim się jest podmiotem – małym, średnim, mikro czy dużym.  Definicje nas ustawowe odsyłają do uregulowań unijnych i tam wprowadzają podstawowe progi właśnie, jeśli chodzi, one są do wyszukania w sprawozdaniach finansowych wydaje się i powiedzmy, że są proste, bo są numeryczne, ale wszystko rozbija się o to co sumujemy do tych progów, bo okazuje się, że musimy uwzględniać tak naprawdę nie tylko podmiot, o którym mówimy, ale całą grupę w bardzo specyficznych relacjach powiazania bądź partnerskich. I tak jak mamy takie sytuacje, że nasi klienci próbują się sami zdefiniować i potem przychodzą jednak po pomoc do nas, powiem, że dla nas ta identyfikacja też nie jest prostym zadaniem. 

J.G.: W takim razie może skupmy się na takim konkretnym przypadku. Jesteśmy średnimi przedsiębiorcami, ja chcę od was zakupić partię, dużą partię towarów, ale deklaruję, że będę skłonny uiścić należność dopiero po 150 dniach. To jest transakcja symetryczna, ale czy my możemy taką umowę z tak długim terminem płatności zawrzeć? 

M.G.: No brzmi strasznie prawda? 150 dni. A odpowiedz jest bardzo prawnicza – to zależy. 

J.G.: Takie odpowiedzi najbardziej lubimy na falach naszych podcastów. 

M.G.: Tutaj Piotrek wspominał o tym, że pod pewnymi warunkami, jakby to tak malowniczo uprościć, musimy mieć dobre uzasadnienie, ale tylko przy transakcjach symetrycznych, żeby przekroczyć termin 60 dni. Jeśli je mamy, bo w zasadzie ten termin możemy rozciągać daleko, daleko w czasie, musimy pokazać, że żadna ze stron tym terminem nie będzie pokrzywdzona. 

J.G.: Rozumiem, że te nowe zasady dotyczą umów zawartych też przed nowym rokiem, czy mylę się może?

P.M.: I w tym momencie kolejna, typowo prawnicza odpowiedź - co do zasady nie. 

Co do zasady, przepisy przewidują, że nowe uregulowania będą miały zastosowanie, czy raczej mają zastosowanie do tych transakcji handlowych, które będą zawierane od 1 stycznia 2020, czyli od momentu, kiedy nowe przepisy weszły w życie. Natomiast również w odniesieniu do tej kwestii nie wszystko jest w pełni jasne i tutaj mamy przede wszystkim na myśli często stosowane w obrocie umowy ramowe w odniesieniu do których można się często zastanawiać, czy poszczególna umowa ramowa stanowi jedną kompletną transakcję handlową, czy poszczególne zamówienia realizowane na jej bazie są odrębnymi transakcjami handlowymi. Przyjmując to drugie założenie, w określonym przypadku należałoby uznać, że pomimo zawarcia takiej umowy ramowej wcześniej jeszcze, przed 2020 rokiem, również w odniesieniu do niej będziemy musieli dostosować się do nowych uregulowań. 

J.G.: Naprawdę możemy powiedzieć, że jest to dość enigmatyczny odcinek, bo co i rusz natrafiamy na obszary, które wymagają właśnie pogłębionej analizy, ale skoro tak, to może przenieśmy się na chwilę do nowego obowiązku sprawozdawczego. Wspomniała o nim Marta na początku, na czym on w zasadzie polega? Kogo dotyczy, kto się powinien tym szczególnie zainteresować? 

P.M.: Jeżeli chodzi o nowe obowiązki sprawozdawcze., tutaj ustawodawca ograniczył grupy zobowiązanych podmiotów i może na początku właśnie o tym. Te nowe obowiązki dotyczyć będą wyłącznie podatkowych grup kapitałowych oraz tych przedsiębiorców, tych podatników, którzy nie zaliczają się, nie są podatkowymi grupami kapitałowymi, natomiast ich przychody przekraczają rocznie 50 milionów euro. Także jest to grono nawet węższe niż wcześniej wspomniani duzi przedsiębiorcy. Natomiast jeżeli chodzi o samo sprawozdanie, to nowy obowiązek będzie polegał na tym, że ta grupa przedsiębiorców będzie musiała przekazywać co roku do końca stycznia sprawozdania o terminach zapłaty stosowanych w poprzednim roku kalendarzowym. Pierwsze takie sprawozdanie trzeba będzie złożyć w roku 2021, a sam tryb ich składania będzie wyłącznie elektroniczny, przy czym tutaj szczegółów natury technicznej jeszcze nie znamy i sam zakres danych, które będziemy musieli w tym sprawozdaniu ujawnić jest dość szeroki i sam w sobie może wymagać dodatkowych przygotowań ze strony przedsiębiorców. A ostatnią rzeczą, którą w tym kontekście należałoby wskazać jest fakt, że sprawozdania te będą jawne, będą publicznie dostępne na stronach ministerstwa. 

M.G.: A to jest bardzo ciekawe w kontekście tego ostatniego obowiązku. Na początku, tak jak wymieniałam te trzy elementy to ostatnim było postępowanie przed prezesem UOKIK. To może zacznijmy od w ogóle tego czego dotyczy -bardzo króciutko- ten element ten element nowelizacji. Chodzi o to, że prezes ma uprawnienie do kontroli nadmiernych opóźnień ze spełnieniem świadczeń pieniężnych i on kontroluje absolutnie wszystkie podmioty pod tym względem, w sensie przedsiębiorców, którzy podlegają pod tę ustawę. Nadmierne opóźnienie to takie opóźnienie w płatności, które w obrębie trzech następujących po sobie miesięcy, dowolnych trzech kolejnych daje nam kwotę co najmniej 2 milionów złotych. W pierwszych dwóch latach obowiązywania tej ustawy to będzie 5 milionów, ale generalna zasada jest 2 miliony. I teraz kary są dotkliwe dosyć, jeśli chodzi o to postępowanie. A ciekawe jest to w kontekście raportowania, że tak naprawdę dla wszystkich tych dużych podatkowych, dużych przedsiębiorców dane, które mówią o tym i zbiorczo pokazują wszelkie opóźnienia będą właśnie w tym rejestrze publicznie udostępnione. 

J.G.: Czyli właściwie stamtąd prezes UOKIK będzie mógł zaczerpnąć wiedzę. 

M.G.: Tak jest. Jeżeli jakiś życzliwy inny przyjaciel z rynku nie przyjdzie z donosem do prezesa, to prezes zawsze jeszcze może zajrzeć do rejestru no i oczywiście ma narzędzia kontrolne. Także zobaczymy jak będzie się układać de facto to postępowanie. 

P.M.: W odniesieniu jeszcze do źródeł, z których prezes UOKIK będzie mógł pozyskać wiedzę na temat stosowanych terminów zapłaty na tematy ewentualnych opóźnień, warto tutaj również wspomnieć o tym, że prezes będzie mógł również pozyskiwać dane skarbowe dotyczące przedsiębiorców np. dane z jpk. Nawet w niektórych przypadkach dane objęte tajemnica skarbową, także źródeł wiedzy pod kątem tego rodzaju kontroli będzie naprawdę sporo. Innym istotnym aspektem jest możliwość również pozyskiwania danych i informacji od innych przedsiębiorców, nawet tych nie będących stroną transakcji, ale mających takie powiązania różnego rodzaju z reguły zapewne biznesowe z danym przedsiębiorcą, które wskazywałyby na to, że mogą te podmioty posiadać cenną, z punktu widzenia omawianej kontroli wiedzę. Także jeżeli chodzi o kontrolę ze strony prezesa UOKIK, to tutaj są to zmiany istotne nie tylko dla samych przedsiębiorców, którzy będą kontrolowani pod kątem nadmiernych opóźnień w płatnościach, ale również dla pozostałych, których bezpośrednio ta kontrola dotyczyć nie będzie i również oni będą musieli być przygotowani do dodatkowych obowiązków. 

M.G.: To od strony praktycznej, ja mogę powiedzieć, że te opóźnienia są oparte o zdarzenia takie właśnie praktycznie faktyczne, to znaczy bierzemy pod uwagę, kiedy została dostarczona faktura, towar i patrzymy, kiedy faktycznie przedsiębiorca zapłacił za to co otrzymał. Ja z różnych względów, zajmując się również innymi dziedzinami prawa, stykam się też z układaniem procesów wewnątrz spółek i dochodzą nas słuchy takie, że największym czasami wyzwaniem nie brak woli zapłaty, czasem nawet nie to, żeby zgrać płatności do przedsiębiorcy, by móc czym zapłacić, ale czasami to jest zwyczajnie wewnętrzna procedura, która musi przejść przez wszystkie szczeble akceptacji, musi zdobyć wszelkie zgody, pieczęcie i w niektórych spółkach te procedury trwają dwa miesiące. Nie jest to raczej ustawowe uzasadnienie dlatego, żeby te terminy przeciągać ponad standard ustawowy. 

J.G.: Czyli możemy tutaj wskazać, że pewien przegląd czy ulepszenie procesów wewnętrznych może być jednym z kluczowych elementów dla spełnienia tych nowych wymagań i jednym z elementów, który pozwoli jednak szybciej realizować te płatności. 

M.G.: Tak i myślę, że to jest bardzo istotne, istotne jest w ogóle monitoring tych płatności. 

P.M.: Z mojej strony mogę chyba dodać jedynie tyle, że tutaj oczywiście powstają już różnego rodzaju rozwiązania wspierające właśnie tego rodzaju monitoring jaki i przygotowania do obowiązków sprawozdawczych i w tym zakresie również ze strony PwC klienci mogą liczyć na coraz szerszy zakres pomocy zarówno stricte prawnej, jak i od strony bardziej technicznej, czy księgowej. 

M.G.: Tak, rzeczywiście mamy narzędzie, które monitoruje płatności w kontekście właśnie tego, żeby nie wpaść w te nadmierne opóźnienia w tych trzech miesiącach i żeby dobrze raportować to można na pewno znaleźć na naszej stronie, nazywa się statistic payment monitoring. 

J.G.: I to jest bardzo cenna informacja. Bardzo dziękuję wam za taki solidny przegląd tego jak ewoluują przepisy związane z regulowaniem należności. Przypomnę dzisiaj moimi gośćmi było dwoje radców prawnych z kancelarii PwC legal: Marta Gocał

M.G.: Bardzo dziękuję. 

J.G.: i Piotr Majewski.

P.M.: Również dziękuję.